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酒店会议【服务】标准化工作流程
点击数:451    发布时间:2018/9/15

一、掌握了解会议情况

1.掌握主办会议单位的名称、参加的人数领导人的姓名。

2.了解所用会场的类型。

3.掌握举行会议时间、场次。

4.掌握会场布置的具体要求。

5.了解主持会议的负责人和领导的生活习俗。

二、会前准备

1.制作悬挂会标,会徽,欢迎幅或标语。

2.按要求的会场形式布设桌椅,沙发、摆放设计精美的花坛,花卉。

3.摆放茶杯、茶碟、茶叶、按主办单位要求摆放饮料,干果,水果等。

4.摆放便筏、铅笔(圆珠笔)。

5.检查音响、试听【设备】、灯光。

6.搞好通风换气,保持室内空气新鲜。

7.检查消防器材的位置及完好程度。

8.检查安全通道,保持舒畅。

9.清整会场卫生,保持清洁。

10.按会议人数备足开水。

三、入场迎接【服务】

1.在开会前20分钟应将会议室打开,安排二名【服务】员站在门口迎接代表。

2.代表到达问好,并为其接拿或挂好衣帽。

3引代表到预定的坐位上,动作要稳,保证安全。

4.代表坐定后,送上小毛巾。

5.由里外为代表沏茶。

6.人场完毕后,管好门保持环境安静。

四、对主席台上的代表【服务】

1.凡在主席台上就坐的代表,都要为其接挂衣帽,随其到坐位上,为其拉椅让坐。

2.代表坐定后,即送上小毛巾,随即为其沏茶。

3.主讲人在开始讲话时即为其沏茶。随时为其沏茶。

4.在一般情况下,第一次续茶在会议开始后20分钟左右进行,第二次起一般在30分钟左右进行。

5.主讲人每换一位,应更换茶杯(禁止接用茶杯)

6.随时注意观察在席台就坐的代表的动向,随时为其【服务】和解决问题。

五、开会过程中的【服务】标准

1.坚守岗位、维护会场安静环境,无关人员不得入内。

2.随时为会场出入人员开门。

3.音响、灯光等要有专人值班,不得擅离岗位,保证会议顺利进行。

4.又是找人时,【服务】员要通过会议工作人员联系,不能直接找或高声呼叫。

5.与会务有关的电话,应与会议工作人员联系接听,不得随意处理,防止误事。

6.适时续水。

7.会间可视情况送小毛巾。

8.适应补送热水瓶的开水。

9.会间如休息应先清理废弃物。

10.随时观察会议室温度及音响效果,并及时调整。

六、会议结束时的【服务】

1.会议结束时迅速打开会议的门,站在门口、欢迎代表,并为代表取衣帽并帮助穿戴。

2.填写使用会场结算单,请主办单位负责人签字或带至【服务】台结帐。

3.征询会议工作人员意见,问清下次使用会场的时间和要求。

4.检查有无遗留文件物品,如有及时送还,无法送还的交会务组或保安部。

5.检查有无损失丢失物品,如有应填报赔偿单,请会务工作人员签字结算。

七、整理清洁会场

1先将暖水瓶集中于开水间。

2.收茶茶杯盘,送消毒间清洗消毒。

3.收文具、杂物。

4.检查各种【设备】设施有无故障,如有立即填报维修单,及时修复,不能影响下次会议使用。

5.对安全设施进行仔细检查,发现问题,立即报告。

6.环视会场整体状态,不符合标准,不协调的地方要重新补做整理,以下次会议能上常使用为准。

7.关闭空调、窗户、灯、门。

八、记录填表

1.记录使用单位名称及人数。

2.记清使用会场的形状及特需要求。

3.填报本次会议实际消耗的所有物品。

4.填报结算单,记清应当由会议单位支付的各项费用。

5.记清本次会议所发生处理过的事项。

6.记清与会人员的意见要求,并报告【服务】台和主管领导。

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